Op dinsdag 28 juni organiseert De Project Academie samen met Roel Riepma het themacafé ‘Project opstellingen: hoe houd je stakeholders betrokken’. In het kader van het themacafé sprak ik met Roel om erachter te komen waar de avond over gaat. Zoals je mag verwachten bij Roel gingen we al snel de diepte in en werd het interview persoonlijk.

opstellingen

Roel Riepma

Op 28 juni vindt je themacafé plaats in Zwolle. Waar gaan we het over hebben die avond?

Als mensen samenwerken aan resultaten hebben ze elkaar nodig. Dat samenwerken gaat alleen niet altijd even koosjer, mensen stemmen soms niet goed op elkaar af. Daardoor ontstaan spanningen. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat iemand veel meer doet dan de ander, waardoor de balans tussen geven en nemen zoekraakt. Het kan zijn dat de één denkt:

 “Wacht even, hier weet ik toch veel meer van dan jij? Hoe kan het dat jij me hierin passeert?”

Dan kan een ordeningsvraagstuk aan de orde zijn. Of het kan zijn dat iemand ziet dat de organisatie aan iets werkt, waar hij of zij zelf ook heel graag aan zou willen werken, maar niet betrokken wordt. Daardoor kan iemand zich buitengesloten voelen.

Zo heb ik drie soorten vraagstukken geschetst, waar mensen in organisaties tegen aanlopen.

  1. De balans tussen geven en nemen
  2. Eigen positie in het geheel
  3. Betrokken worden (in- en uitsluiting)

Tijdens het themacafé krijgen we inzicht in waarom dergelijke vraagstukken spelen in organisaties. Dat inzicht is meteen het belangrijkste onderdeel van de avond. Deelnemers krijgen deze avond de kans om zelf vraagstukken in te brengen en door middel van de 3 thema’s op zoek te gaan naar de onderliggende oorzaak van de vraag.

Dat klinkt spannend, maar wat doe je dan op zo’n avond met de deelnemers?

We beginnen met een soepje, warme snack en een broodje. Voor mij sowieso fijn, want dan leer ik al wat mensen kennen en kan ik ook even informeel de verwachtingen peilen.

Vervolgens start het programma met een korte uitleg over wat opstellingen zijn. Dat doe ik aan de hand van de 2 voorbeelden die de deelnemers al hebben gelezen: de whitepaper en de mooie blog die ik heb geschreven mede op basis van jouw waardevolle aanwijzigingen.

Oké, dank je wel Roel, maar … Je licht de methode toe en dan?

Ik vraag mensen die dat willen hun eigen vraagstuk te delen. Daarna zie ik wel wat er komt. Aan de hand van 1 van de vraagstukken gaan we een 1e opstelling neerzetten in de ruimte. Rondom het vraagstuk zetten we representanten van het project in de ruimte neer.  Daarin zijn vaak bewegingen mogelijk. Met behulp van kernzinnen leren mensen passende woorden vinden bij de situatie. Zo van die zinnen waarvan mensen zeggen:

“Ja, dat is fijn verwoord!”

Ik check deze woorden altijd bij de inbrenger van de vraag. Regelmatig komen ze ook uit de mensen die zijn opgesteld zelf. Daar waar de zinnen “juist” zijn, ontstaat altijd rust. Je ziet iemand knikken en inademen.

Zo gaan we meerdere verhalen van aanwezige deelnemers opstellen. Als uit de groep geen vragen meer komen, ga ik met het derde programmaonderdeel aan de slag: werken met vloerankers. In groepjes gaan de deelnemers verhalen delen en de namen van personen en dingen die met het verhaal te maken hebben op een A4 zetten. Deze A4-tjes krijgen een plaats op de vloer. Daarna gaan mensen ervaren dat iedere geplaatste A4 een zekere energie in zich draagt. Dat klopt meestal naadloos met de energie die de inbrenger in de werkelijkheid ook ervaart.

Die ervaring mee naar huis nemen, is zonder meer een waardevolle ervaring, omdat – ik herhaal het maar even – het inzicht geeft in hoe mensen zich nu ten opzichte van elkaar en de dingen verhouden en welke positieve beweging daarin gemaakt kan worden. Ter afsluiting gaan we even lekker na borrelen.

Waarom hebben we project opstellingen nodig om onze vraagstukken helder te maken?

Ik stel je een wedervraag: wat is het nut van inzicht krijgen? Wat is er mooier dan te ontdekken hoe jij kunt excelleren in omgevingen waarvan je denkt daar wil ik zo graag natuurlijk in excelleren, maar het lukt me niet? Daar gaat het natuurlijk wel om:

“Mensen willen graag excelleren en maken daartoe keuzen. Maar daarin leef je wel met anderen en ook in een specifieke bedrijfscultuur. Zo’n cultuur en ook denkwijzen van anderen vragen om afstemming. De ene grijze massa is nu eenmaal per definitie ongelijk aan die van een ander. Om te kunnen excelleren, is afstemming op anderen en het andere nodig!”

Als we nog verder gaan kun je bedenken dat de perspectieven die mensen erop na houden zijn verankerd in de historie waar ze uit voortgekomen zijn en wat ze in hun leven hebben meegemaakt. Vanuit die perspectieven zijn onbewust levensovertuigingen en waarden gegroeid. Ook dat maakt de afstemming tussen mensen niet altijd gemakkelijk.

“Het lijkt dan alsof mensen mijlenver uit elkaar staan, terwijl ze slechts hun eigen natuurlijke gedachtegang en handelen navolgen.”

Dus op het moment dat de één met zijn historie een houding ontwikkelt van ‘zo hoor ik het hier te doen, dit is mijn rol’ en daarin een ander ontmoet met andere opvattingen, sporen die twee niet meer. Het verschil in rolopvatting en de houding die daarbij is aangenomen, leidt tot spanningen.

Daardoor raken mensen het contact met zichzelf en de ander kwijt. Met organisatie- en project opstellingen kan dat contact weer hersteld worden.

Mensen zijn vaak onbewust bezig met het geven van betekenis aan hun eigen leven, ook in organisatorisch verband. In dat organisatorische verband herhalen zich regelmatig onbewust gemaakte patronen van vroeger, zoals:

 “Weer doe ik er alles aan om gezien te worden door mijn moeder.”

In werkelijkheid schuift “het gezien willen worden” mentaal en gevoelsmatig tussen mij en mijn collega in. De huidige situatie brengt je terug naar onbewuste herinneringen aan dat wat zich vroeger afspeelde. Op die manier werken historische patronen door in het dagelijkse gedrag van mensen.

Zodra mensen zich hiervan niet bewust zijn, ontstaan patronen die eigenlijk niets met de werksituatie te maken hebben, maar er toch een sterke invloed op hebben.

Of ik tijdens dit themacafé tot deze bron kan komen, is afhankelijk van de vragen die mensen inbrengen en de veiligheid die ze tijdens de avond ervaren. Project- en organisatieopstellingen sec helpen sowieso al bij het verkrijgen van inzicht in positie innames die in de relatie met collega’s onprettig doorwerken. Het contract met de inbrenger, waarmee iedere opstelling begonnen wordt, bepaalt of hij/zij ook, indien voelbaar aanwezig, de bron van herkomst mee wil nemen.

Het is geen gebruikelijke methode in projecten. Hoe ben je hier ooit bij terechtgekomen, bij opstellingenwerk?

Rond mijn 37e zette ik samen met Emmy – mijn allereerste individuele coach – een bedrijfje: Click-Advies, Ontwikkeling naar Zelfsturing op. De integratie van vak, mens en omgeving boeide mij enorm en mijn focus is al heel erg lang de ontwikkeling of het leren van mensen in organisatorisch verband. Ieder jaar volgden Emmy en ik trainingen, om onszelf te blijven ontwikkelen. Een training van Byron Katie zal ik nooit meer vergeten. Ze heeft me diep geraakt. In haar training heb ik geleerd mezelf te bevrijden van oordelen over anderen. Één vraag-antwoord-sessie, zal ik nooit vergeten:

Byron: “Roel, je hebt in je leven altijd te maken met drie zaken. Je eigen zaak, andermans zaak. Gods zaak. Hoe je bij je eigen zaak”. Ik: “Oké, dat zal ik doen, maar wat is Gods zaak?” Zij: “Dat is wat je overkomt en de vraag is dan: hoe reageer jij?”

Zo waren alle trainingen die we volgende gericht op meer inzicht krijgen in mezelf en hoe ik me verhoud ten opzichte van anderen en de wereld om me heen. Uiteraard kregen al deze inzichten een plaats in de opbouw van mijn eigen trainingen en leergangen.

We kennen elkaar toch alweer zo’n 4 jaar. Onze allereerste ontmoeting was aan de hand van een projectopstelling. Hoelang organiseer je eigenlijk al opstellingen?

Toen ik tegen de 45 liep, dus 11 jaar geleden, en van collega’s hoorde over opstellingen, dacht ik:

“Ik wil me in mijn bron van herkomst verdiepen. Waarom ben ik geworden, zoals ik ben?”

Ik las erover, volgde losse workshops en experimenteerde er ook mee. Er was voor mij maar één conclusie mogelijk:

“Dit is echt de moeite waard om heel goed te leren.

Hiermee kan ik het zelfsturend vermogen geraakt worden. Zo leren ze hun eigen verhalen doorzien en omkeren naar dat wat er ook kan zijn. Ik kan dat verdiepen met een breed overzicht van kennis over mensen en organisaties”

Vroeger liet mijn vader me eens op de knieën zitten en vlak over het land kijken. Je kon het begin van de korenplantjes zien opkomen. Ik liep enthousiast naar mijn moeder en vertelde dat het koren al groeide, waarop zij zei:

“Eerst maar eens zien wat ervan komt!”

Met systemisch werken, zit ik eigenlijk weer met de knieën op het land te kijken naar de groei die al zichtbaar is. Het is mooi om op die manier dicht bij mijn vader te blijven, die overleed toen ik 25 was en mij heeft geleerd verwonderd te kijken naar de groei die kan komen.

Kun je iets vertellen over wat je meegemaakt hebt in die 10 jaar en wat er gebeurt als je zo’n opstelling doet?

Wat ik doe is afhankelijk van de mensen in de groep groep. Tijdens de leiderschapsweekenden van de post HBO-opleiding Project- en Verandermanagement van de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, die wij ook vanuit De project Academie aanbieden, ben ik 2 weekenden met een groep mensen op stap. Tijdens die weekenden vertellen mensen over hun persoonlijke levensverhalen, zoals ze die op het werk, thuis en ook vroeger meemaakten. Met de echtheid en eerlijkheid raken mensen elkaar en daardoor ontstaat ruimte voor bewustwording en bewegingen die ook mogelijk zijn. Ik ervaar dat altijd als zeer dankbaar werk.

Het verhaal in de Whitepaper is daar een goed voorbeeld van?

Ja, dat verhaal laat goed zien wat opstellingen teweegbrengen bij mensen. Ik heb het in de white-paper bij de organisatie-opstelling gehouden, maar we hebben het natuurlijk ook gehad over de bron van herkomst van het willen beschermen van het eigen project. Daar lagen allerlei parallellen naar vroeger. Niet negatief, maar wel sterk gericht op hoe belangrijk winnen en presteren is.

2 weekenden ga je met hen op stap?

Ja, in het 2e weekend werken we op dezelfde manier door, mede aan de hand van geschreven reflecties. Er gebeuren bijna altijd mooie dingen.

“Mensen krijgen inzicht, gaan veel beter inzien hoe ze in hun leven staan en formuleren op basis daarvan hun eigen ontwikkelingsspoor”

Het waardevolle aan het werken met opstellingen is ook dat mensen inzien dat ze verkeerde plekken hebben ingenomen. Er is geen opleiding waarin mensen meer carrière switches maken (ook intern) dan in deze opleiding. Opdrachtgevers zijn tot nu toe zonder uitzondering blij met de ontwikkeling die ze zien.

De 3-daagse training met het Enneagram is volledig geënt op opstellingen en tegelijkertijd leren mensen mooie projectaanpakken en -plannen schrijven. Op menselijk niveau gaan de vragen over:

“Merk je dat je in je Perfectiemodus of Helpersmodus zit? Wil je kijken hoe dat doorwerkt in de praktijk van alledag? Ja? Oké, dan gaan we een opstellingen doen”.

We hebben echter ook trainingen waarbij minder tijd is om een veilige omgeving te creëren of waarbij we voornamelijk inhoudelijk bezig zijn. Daar is minder ruimte voor een opstelling en als we het daar wel doen, komen we minder diep wat gewoon oké is.

 

Op 28 juni organiseert De Projectacademie samen met Roel het themacafé ‘Project opstellingen, hoe houd je stakeholders betrokken?’

Programma

17.30 – 18.15 | Inloop met soep, snack en lekker broodje.
18.15 – 21.15 | Projectopstellingen: introductie | Voorbeeldopstellingen met de deelnemers | Zelf doen? Gebruik vloerankers! | Vragen en afronding
21.15 – 22.00| Napraten onder het genot van een drankje

Locatie
Staatshuys
Thorbeckegracht 11
8011 VL Zwolle

Aanmelden
Betalingsvoorwaarden: waardering achteraf.  We vragen van u een vrijwillige bijdrage op basis van de waardering die u de workshop en haar omlijsting geeft

Heb je wel eens meegemaakt dat een opstelling totaal niet goed viel?

Ja bij het verhaal van de blog bijvoorbeeld. Dat viel eerst totaal niet goed. De representant die voor Carolien (projectmanager) stond opgesteld zei:

“Wat moet ik hiermee?”

Zo stond hij ook in het veld. Toen één van de anderen woorden gaf aan wat de opstellingen met hem deed, ontstonden de eerste inzichten en werd het stil en spannend in de groep. Zo zei de baas van de afdeling die niet betrok:

“ik ga je eens goed intimideren!”

Ik vraag direct aan Carolien:

 “Herken je dit?”

Ja dit is precies wat er gebeurt zegt ze. De projectmanager zijn armen gingen al wat naar beneden.

“Ik zie wat er gebeurt, maar moet het even laten gaan”,

Zei de opdrachtgever. Dus die zat ook helemaal in het energieveld dat door de inbrenger was opgesteld.  De baas zei:

 “Ik steun je door dik en dun”.

Mooier kun je het niet krijgen. Alles was direct zichtbaar. Alleen de projectmanager ging er niet in mee. Dat laat ik dan ook gewoon. Dan speelt hij maar even geen rol, het gaat immers om de inbrenger van het verhaal. Tja, wanneer gaat het fout? Ik merk in ieder geval dat het goed gaat als het stil wordt. Dan zit iedereen rondom de opstelling ademloos te kijken naar wat er gebeurt. Dan denk ik,

 “Nu is het veld aan het werk!”.

Daar vertrouw ik op.  Dat is voor mijn een teken dat de energie van de situatie die de inbrenger dagelijks meemaakt aanwezig is binnen de opstelling. Dat is altijd weer boeiend om mee te maken..

De inbrenger ontleende er ook waarde en inzichten aan, ondanks dat de representant die voor haar stond opgesteld bleef volhouden:

“Dit is helemaal niks voor mij!”

Die persoon kon zich er niet aan geven. Hij geloofde er niet in. Uiteindelijk was hij overigens één van de eersten die mijn blog over dit onderwerp heeft geliked!

Waarom kreeg hij zoveel ruimte van je om er zo bij te staan?

Dat is mijn stijl. Bovendien hij stond al opgesteld. Dat doorbreek ik niet. Dat het mijn stijl is, werd ik bewust bij Phoenix opleidingen.

“Roel”

zei mijn begeleider van de eindopdracht,

 “Ze lopen alle hoeken van de zaal in”.

“Ja dat merk ik ook”

was mijn antwoord. Toen zei mijn begeleider:

“En juist daarin ligt jouw kracht! Je geeft mensen alle ruimte om in het veld te doen wat ze willen doen en dat geeft veel inzichten!”

Ik was eerst zeer ontevreden over mijn eindopdracht, maar later zag ik in hoeveel systemische patronen in het verhaal, zoals zich dat in de ruimte ontwikkeld had, zichtbaar waren. Van daaruit is de overtuiging gegroeid dat ruimte geven bij me past. Nu maak ik altijd wel even een vloeranker voor mezelf, zodat ik nog dichter bij de rol van mezelf, procesbegeleider, kan blijven.

Dus ook tijdens het themacafé ga je mensen ruimte geven?

Als ik dat niet doe, ben ik mezelf niet. Bovendien het is fijn om dergelijke avonden te begeleiden, maar het gaat om de ontwikkeling van mensen die zich hebben aangemeld. Dat ik me daaraan parallel ook verder ontwikkel, is deel van mijn vak. Ik hou van leren en ontwikkeling. Als potentiële groei zichtbaar wordt, raakt me dat. Altijd weer. Wat ervan komt, is niet aan mij. Net als bij de groei van het koren, komt de mens op zijn levensweg situaties tegen die de potentiële groei stimuleren of juist belemmeren. We moeten daarin ook nuchter zijn en zeggen:

“Het werkelijke reageren zal uitwijzen wat er echt van komt!”

Hoe het proces zich in de werkelijkheid ontwikkeld, is niet aan mij. Dan zou ik andermans zaak gaan oppakken en mijn eigen zaak vergeten. Ik raak slechts op mijn manier aan een thema, die een ander met mij durft te delen. Daarna gaan we alle twee weer op weg om ons verdere leven vorm en inhoud te geven.

opstellingen

 

Jong van Geest Jong van geest
Een open hart
Reis over de aarde
Één ademtocht

Het licht valt samen
Met haar schaduw
Het schijnt
Een gouden rand

Het hart klopt
Het hoofd vrij
Alles beweegt
Is Één

Roel Riepma, 10-08-2010