Op 19 oktober organiseert De Project Academie samen met Tim Schoonhoven het themacafé ‘Agile door te Scrummen. In het kader van het themacafé sprak Roel met Tim om erachter te komen waar de avond over gaat.

Hoe ben je in de projectenwereld terecht gekomen?

Toen Tim afstudeerde van de Small Business school, dook hij direct de wereld van projecten in. Hij houdt ervan om dingen te maken die er voor bedrijven en de maatschappij toe doen. Of zoals hij het zegt:

“Projectmanagement gaat over het creëren van een toekomst”

Via ProjectKomPassie, waar starters opgeleid worden tot projectmanagers, kwam hij in aanraking met methodes als Prince2, MSP, projectmatig creëren en het competentieprofiel van IPMA. Het waren boeiende kaders van waaruit het projectwerk gestructureerd kon worden.

Agile werken en leven

Maar hét antwoord op de wijze waarop het werk gedaan wordt, vond Tim terug in de vier uitgangspunten van Agile leven en werken. Deze lieten hem ervaren hoe mooie, waardevolle resultaten in complexe werkomgevingen tot wasdom kunnen komen. De uitgangspunten van Agile zijn:

  1. Geef het vertrouwen en de sturing aan de mensen zelf en besef dat de interactie tussen mensen het verschil maakt;
  2. Actie en concreet resultaat zorgen ervoor dat mensen in beweging komen en vooruitgaan
  3. Betrek altijd mensen en vooral ook de klant bij de resultaten die je wilt behalen en neem daarin een steeds opnieuw een uitnodigende houding aan
  4. Hou de sfeer en de aanpak licht

Die 4 uitgangspunten gebruikt Tim ook buiten zijn werk. Zo organiseerde Tim afgelopen zomer de eerste 1/8-triatlon in Nijmegen. Het idee was geboren in de Ardennen waar hij met zijn vrienden de Ironman 70.3 had gelopen. Op de vraag:

“wat als we dit eens in Nijmegen zouden organiseren?”

spraken de vrienden ter plekke een datum af en zeiden tegen elkaar:

“gewoon doen!”

De week daarop kwam Tim al in beweging en tekende de locaties en de route uit. Die legde hij voor aan z’n vrienden. Hiermee volgde Tim het tweede en derde uitgangspunt.

“Als je met iets tastbaars komt – concreet resultaat – komt de zaak in beweging!”

Door het in de groep te leggen, kreeg het oorspronkelijke idee zichtbare trekjes en begon iedereen mee te denken over de aanpak. Vrienden pakten spontaan taken op. De ene persoon organiseerde de partytent, de andere persoon de medailles, de derde werkte de route verder uit, et cetera.

“Op deze manier hielpen we elkaar naar het resultaat waaraan we ons samen gecommitteerd hadden. We hebben samen genoten van het resultaat. Er waren 15 mensen die meededen. We hebben een onvergetelijke reis gemaakt, eerste ervaringen opgedaan en … de triatlon gelopen!”

“Roel, ik gebruik dit voorbeeld om te laten zien hoe het werkt. Het laat zien dat je met acties, commitment, samenwerking en kleine zichtbare tussenresultaten de bal aan het rollen krijgt. Door het gezamenlijke idee gezamenlijk uit te werken, maak je een reis waar je ook echt van geniet. Werken is dan als spelen. Door hetgeen waaraan wij ons verbonden hadden, is er focus. Door in de groep met concrete resultaten te komen, verdiept het commitment zich en ontstaat het eindresultaat, wat eigenlijk ook een tussenresultaat is, stap voor stap.”

Agile

 

Als we daarop verder gaan: Welke cultuur heb je nodig om Agile te zijn?

Ik vraag Tim naar de cultuur van Agile. Hij somt de volgende pijlers op en licht deze ook toe:

  • Je hebt een horizonpunt voor ogen waar je naar toe wilt werken. Je weet dat er voorbij de horizon nieuwe punten opdoemen. De wereld is continu in verandering, alleen al door naar de horizon toe te lopen.
  • Je committeert je aan dat wat je met anderen hebt afgesproken. Zonder actie en tussenresultaat stagneert de beweging richting het focuspunt of – indien de inzichten tijdens de reis veranderen – naar een punt over de horizon.
  • Je durft je nek uit te steken en actie te ondernemen. Zoals eerder gezegd: “zonder actie en concreet zichtbaar resultaat komt de zaak niet in beweging!” Of naar een boekje van Ben Tiggelaar: “zonder durf en doen, komt de droom niet van de grond!”
  • Je legt je vragen en kwetsbaarheden die je belemmeren in de groep. Een reis gaat niet zonder horten en stoten. Er komt altijd iets op je weg, waarvan je zegt: “heb ik dat!” Door de kwetsbaarheden die je daarbij ervaart te delen, ontstaan weer nieuwe ideeën voor andere aanpakken. Door te delen blijf je wendbaar, omdat de ander je voedt.
  • Lerend vermogen. Je leert van fouten en obstakels die je op je wegen tegenkomt. Achter de kwetsbaarheden die je op je reis ontmoet, schuilen vaak persoonlijke eigenaardigheden en patronen. Ook die moet je durven aanpakken om soepel en lening – Agile – door te kunnen gaan.
  • Respect en/of aandacht. De samenwerking met anderen vraagt om respect en aandacht voor de bijdragen die anderen leveren. Daar waar jezelf om hulp vraagt, vragen anderen dat ook aan jou. Door oprecht aandacht te geven, kan de ander verder en komt de gezamenlijke droom dichterbij.

Dat is mooi geformuleerd, maar zitten er ook grenzen aan Agile-werken?

Hij komt met een voorbeeld uit een ziekenhuis. Het gaat over een buizensysteem, waardoor medicijnen verzonden worden. Daarin mogen geen fouten gemaakt worden en moet iedere handeling traceerbaar zijn. Elk moertje en boutje moet te herleiden zijn op plaatsing, datum en leverancier.

‘Gaat de interactie tussen mensen dan voor de tools en processen?’,

is zijn wedervraag.

‘Iedereen voelt dan aan dat de zorgvuldige opbouw van het transportsysteem en de daarin opgenomen controlepunten essentieel zijn voor zorgvuldig handelen. Er zijn onderdelen in het Agile handelen die ook hier bruikbaar zijn. In de ochtend samen afstemmen, iets wat in de bouw natuurlijk al vaak gebeurt.  In de dagelijkse uitvoering moeten de voorschriften worden nageleefd en gaat de toewijding aan het zorgvuldig uitvoeren van het eigen werk boven de interactie.

‘Gaat een werkend product dan boven uitgebreide documentatie?’

In een dergelijk voorbeeld passen andere methodes misschien beter bij de situatie. Methodes die meer tools en processen geven om te documenteren. Grof genomen past Agile in chaotische en complexe omgevingen. In het voorbeeld rondom het buizensysteem wil je zekerheid en overeenstemming in het ontwerp al bereikt hebben.

agile

Anders gezegd: Er zijn omgevingen waar het niet duidelijk is wat we goed of niet goed doen. In deze omgevingen leren we door resultaat te creëren en daar vervolgens van te leren. Maar er zijn ook omgevingen waarin het heel duidelijk is wat goed of niet goed is en waar fouten maken tot een absoluut minimum beperkt moet worden. In dergelijke omgevingen is het wenselijk het resultaat van te voren gedetailleerd uit te werken.

Wat doe je op dit moment?

‘Momenteel werk ik aan het werken vanuit een Agile-houding in twee Nijmeegse wijken. Ik doe dit binnen het sociaal domein. In interactie met de professionals en bewoners werkt hij aan een gedefinieerd horizonpunt: een betrokken gemeenschap! In de huidige situatie lopen mensen heel hard achter elkaar aan om voor elkaar te krijgen wat zij vinden dat voor elkaar moet komen. De eerste stap die Tim met hen heeft gezet, is een eenvoudig SCRUM bord neerzetten: TO DO | DO | DONE! Daardoor werd een eerste beeld zichtbaar van het werk wat gedaan kan worden om tot een betrokken gemeenschap te komen.

De bijeenkomst erna is het prioriteringsvraagstuk aan de orde gekomen. Wat zijn nu de belangrijkste verhalen waar jullie met elkaar en in de wijk tegenaan lopen. Wat moet in die verhalen aangepakt worden om tot oplossingen te komen? Wat gaan we dan de komende drie weken geconcentreerd oppakken en wat gaan we parkeren we in de wachtkamer, in Agile termen de back-log? Op die manier blijft de droom in leven en wordt in relatief korte tijd concreet resultaat zichtbaar en voelbaar. In plaats van te rennen van het ene naar het andere, ontstaat nu focus op concreet en haalbaar tussenresultaat. En:

“Door de waardevolle kleine iteratieve stappen bewegen we met de wereld van de wijken mee en komen we dichter bij een verbonden gemeenschap!”

‘Ja, Roel, en ik ondersteun jou nu toch ook om van De Projectacademie een mooi bedrijf te maken. Jij laat je de kop niet gek maken en ik ook niet. Toch spreken we steeds weer concrete dingen af die stap voor stap gaan leiden naar een bedrijf wat naar buiten toe mooi op de kaart staat. Ik heb voor jou een roadmap gemaakt. Dat is onze backlog. Jij en ik weten daardoor wat gedaan moet worden en vertrouwen erop dat dat ook gebeurt. Dus eigenlijk maak je mijn manier van Agile-werken dagelijks mee. Ook wij maken nu toch waardevolle kleine iteratieve stappen, waardoor de droom die jij op de horizon hebt gezet nu stap voor stap dichterbij komt?’

Hmm, Ja, dat is waar. Goed dat je mij dat bewust maakt. Misschien moeten we iedere dag ook even bellen over hoe het gaat, want er zijn best dingen waar ik nog mee puzzel. Waarop Tim zegt:

“Ik werk graag met je samen Roel, want jij deelt de puzzels waarmee je rondloopt en ik kan mijn puzzels weer met jou delen. Juist daardoor komen we tot de concrete resultaten die we afspreken. Een vast belmoment is nog niet nodig. Wat vaker een feestje vieren lijkt me wel een goed idee (ha, ha, ha).”

Oké, dank je wel voor dit mooie interview, Tim. Boeiend om te horen hoe jij de Agile-houding tot iets van jezelf hebt gemaakt. Ik kijk uit naar het themacafé van 19 oktober 2016! Ik begrijp uit je woorden dat we met de SCRUM-methode gaan ontdekken wat Agile leven en werken is. Ik heb er zin in.

Op 19 oktober organiseert De Projectacademie samen met Tim het themacafé ‘Agile door te Scrummen’

Programma

17.30 – 18.15 | Inloop met soep, snack en lekker broodje.
18.15 – 21.15 | Agile door te Scrummen
21.15 – 22.00| Napraten onder het genot van een drankje

Locatie
De Bak
Tweede Oude Heselaan 181a
6542VE Nijmegen

Aanmelden
Betalingsvoorwaarden: waardering achteraf.  We vragen van u een vrijwillige bijdrage op basis van de waardering die u de workshop en haar omlijsting geeft