Op 17 mei organiseert DPA in samenwerking met Rob van Renen het themacafé ‘Filosofie & projectmanagement’. In het themacafé stappen we samen met Rob in de voetsporen van Socrates om met elkaar op onderzoek te gaan naar wat ‘kleur bekennen’ betekent en hoe we daar bewust mee kunnen omgaan. Ondertussen is ook net het nieuwe boek van Rob van Renen en Marc Gofferjé verschenen: ‘Mijn Project en ik’. Ter gelegenheid van het themacafé spraken we met Rob over zijn nieuwe parel, zijn motivatie om te schrijven en zijn mening over projectmanagement.

Project

Rob van Renen

Het boek ‘Mijn project en ik’ Is net uit. Gefeliciteerd! Waar gaat het boek over?

Er zijn veel onderzoeken te vinden over de succes- en faalfactoren van projecten. Daar blijkt vooral uit dat er de afgelopen 20 jaar weinig veranderd is: Nog steeds is 70% van de projecten niet op tijd, binnen scope en/of binnen budget af. De Prince2 en IPMA certificeringen hebben daar eigenlijk niets aan veranderd. Als je vervolgens naar project benchmarks over faalfactoren in Engeland, Nederland en Amerika kijkt, zie je 2 opmerkelijke dingen:

  1. Onder opdrachtgevers staat steevast in de top 3 dat de projectmanager niet goed functioneert.
  2. Onder projectmanagers staat steevast bovenaan dat de opdrachtgever zijn/haar rol niet goed pakt.

Succes of falen zit eigenlijk veel meer in de combinatie van die 2 rollen. Als projectmanager leidt je het project van je opdrachtgever. Daarmee is het nog steeds het project van de opdrachtgever. Een uitspraak in het boek is dan ook:

“ Projectleiding is iets anders dan de projectleider. Leiding geven aan een project doet de opdrachtgever samen met de projectleider die het project operationeel aanstuurt.”

Beiden geven ze dus leiding aan het project en dat betekent dat ze elkaar goed moeten kunnen begrijpen. Hoe kunnen beiden richting geven aan de verandering? We mikken er met dit boek op om daar antwoord op te geven.

Hoe kwam je erop om ‘Mijn project en ik’ te schrijven?

Ik ben altijd principieel geweest in mijn handelen; dus ook binnen projecten. De onderliggende gedachte is dat je als projectmanager gedreven vanuit visie, beleid en idealisme in je werk moet staan. Met mijn vriend Marc had ik daar veel gesprekken over. Ik ken Marc vanuit KPN waar we allebei een tijd werkzaam zijn geweest. Dat gaat terug tot 1997. Marc was destijds de opdrachtgever in een project; ik de projectleider.

Een paar jaar geleden ontstond het idee om samen een boek te schrijven. We hebben een tijd mooie gesprekken gevoerd  over de inhoud van het boek en hebben alle invalshoeken van het werkveld wel gezien. Van een heel dik boek tot het punt waarbij we weer heel veel weggegooid hebben (“kill your darlings”). Filosofen, historici, allemaal zijn ze de revue gepasseerd, waarvan we na veel gesprek uiteindelijk een klein deel hebben opgenomen in het boek.

We zijn begonnen met de vraag:

In welke samenleving leven en werken we nu eigenlijk?”

Het simpele antwoord op die vraag is: “de Nederlandse samenleving van dit moment”. Deze context en dit historisch besef hebben we meegenomen in het boek. Immers, dat is de context waarbinnen we als projectmanagers in Nederland werken.

In projecten moet resultaat gehaald worden en dat moet ook nog eens effectief gebeuren. Doorgaans is de weg ernaartoe er één van veel gedraai en van vele schaakspelen. Wij hebben ons afgevraagd hoe we authentiek en dicht bij onze standpunten kunnen blijven terwijl we ook nog eens effectief zijn. Tijdens de rit bleek dat we juist daardoor effectief waren. Vanuit die gedachte hebben we het boek geschreven.

Je vertelde dat jij en Marc vanaf 1997 samengewerkt hebben. Marc als opdrachtgever en jij als projectmanager. Zijn jullie het altijd met elkaar eens?

We zijn het over veel eens, Marc en ik delen een aantal hobby’s. Op het gebied van muziek, literatuur en filosofie kunnen we elkaar goed vinden. Dat geeft dan een verbinding. Er zijn ook absoluut zaken waar we van mening over verschillen, maar daarbij hebben we een open onderzoekende houding naar elkaar. Ook die wederzijdse interesse naar de mening van de ander geeft verbinding. We hebben elkaar in 1997 bij KPN leren kennen. Marc was Business Unit ICT-manager bij KPN en vertegenwoordigde de business. Ik was toentertijd als projectmanager aangetrokken om de 25 topsystemen van KPN aan te passen.

Vervolgens ben ik door Marc een aantal keer benaderd om een project dat in het slop zat vlot te trekken. Ik pakte mijn rol als projectmanager en Marc pakte zijn rol als opdrachtgever erg goed. We wisten inmiddels van elkaar: afspraak is afspraak en we gaan tot het maximum. Ik merkte bij hem dat ik zaken van hem kon vragen die ik als projectmanager nodig had. Marc stond ook bij de slechte boodschappen op de zeepkist en deed wat hij moest doen in zijn rol als opdrachtgever. Dan krijg je het gevoel dat je samen aan de kar trekt en niet dat je als projectmanager ‘de kop van jut’ bent. Aan de andere kant had Marc echt het gevoel en de ervaring dat ik als projectmanager tot het gaatje ga om resultaat voor elkaar te krijgen. Ik kon hem daarbij ook nog eens uitdagen en confronteren met zijn rol.

Wat hopen jullie met het boek te bereiken?

We hopen met het boek te bereiken dat we een gesprek hebben over de samenwerking tussen de opdrachtgever en de projectmanager. Dat je samen leiding geeft. Dat je je niet achter elkaar verschuilt en dat je kan samenwerken op een manier die goed bij eenieder past.

Wat bedoelen jullie met het 2e gedeelte van de titel: houd vast aan wie je bent?

In de loop van je project kom je in situaties waarbij je met strategie, politiek en tal van verleidingen te maken krijgt. Allemaal momenten waarbij je jezelf kunt verloochenen of iets moet doen wat je eigenlijk niet wilt. Bijvoorbeeld dat je op een bepaalde manier met mensen moet omgaan of dat je naar een oplossing gaat waar je het niet mee eens bent. Meegezogen in de politiek, op de man gespeeld, terwijl jij denkt:

 “Beste opdrachtgever, dat kun je echt niet maken”

Als je er eenmaal inzit dan kan het gaan schuren. Wees alert op dat schuren.

Geeft het boek daarin ook praktische tips?

Het boek is geen wetenschappelijk onderzoek maar komt het dichtst in de buurt van ‘best practices’. Er staan een aantal inzichten en een aantal meningen in. We nemen een aantal stellingen waarvan we van harte hopen dat de lezer het net zo vaak wel als niet met ons eens is. Dan kunnen we daarover lekker in gesprek. Op twee plekken bevat het boek een soort checklist vanuit de gedachte: als je dit alles nou gelezen hebt en je denkt er goed over na, beantwoordt voor jezelf eens deze vragen.

Wat zijn de gevolgen van ‘vasthouden aan wie je bent’?

Het heeft mooie gevolgen voor je relaties. Als je uitspreekt hoe je erin zit, wat je wilt en hoe je drive is, dan leidt dat tot een transparante relatie. Ik zie dat om mij heen simpelweg te weinig gebeuren. Behalve dat het goed is voor een relatie, heb in grote veranderprocessen nodig dat je moet vasthouden aan je missie. Daar waar de handen niet vastgehouden worden, worden mensen geofferd en sneuvelen vaak ook de projecten.

Wat bedoel je daarmee? Met handen vasthouden?

“We doen het met z’n allen.”

Dat is natuurlijk een mooi mantra, maar als puntje bij paaltje komt dan is het vaak niet zo. Daar proberen we in het boek het gesprek over te voeren.

Er  wordt gesproken over de 3 meest genegeerde factoren, welke zijn dit?

  1. Authentiek zijn
  2. Principieel zijn
  3. Integer zijn

1: Authentiek zijn betekent dat je gewoon geen ander gezicht op zet. Als ik in een vergadering wil aangeven dat het een gerommel is, zeg ik dat het een gerommel is. Natuurlijk een beetje rekening houden met je omgeving, maar blijf bij jezelf. Een voorbeeld:

Ik moest een projectplan schrijven voor een webportal dat in de zomer van dat jaar af moest. Het pakket was al bekeken, voldeed aan alle eisen en moest binnen acht weken geïmplementeerd worden. Iedereen was op vakantie, maar Rob, hier heb je een klus. Ik ben begonnen met de vraag: wat is nou het onderzoek geweest?  Dat bleek een belletje naar de leverancier en een vluchtige blik op het pakket te zijn. Geen onderbouwing over de aanschafkosten of de licentiekosten, niets. Ik heb vervolgens met de leverancier gesprekken gehad waarin ik hem om een integrale offerte gevraagd heb. In het weekend heb ik een plan zitten schrijven. Het plan bevatte ook een alternatief. Als we gewoon met het internetportaal van de eigen organisatie een webformulier zouden maken dan kostte het 3.000 euro in plaats van de 60.000 euro die we nu moesten laten aftikken. Met ook nog eens een grote voet tussen de deur van de leverancier voor doorontwikkeling.
Ik dacht: “Dat ga ik niet doen”. Ik heb op het voorblad van het plan, ondersteund met plaatjes, gezet:

“one trick pony of trojan horse?”

De opdrachtgever vond dat te ver gaan; er moet toch een professionele voorkant op? Mijn punt was in ieder geval duidelijk: ik adviseer jullie dit niet te doen. Het plan bevatte de inhoudelijke onderbouwing voor het advies en het alternatief.

Ik kreeg vervolgens de vraag of we dan op tijd het alternatief af zouden hebben. Ik zei:

“Als je me nu de opdracht geeft heb je hem het einde van de week!”
“Ja, maar dan heb jij maar een opdracht van een week in plaats van acht weken?!”
“Ja nou en?”

Dat is voor mij authentiek blijven.

2: Principieel zijn betekent dat je jezelf constant de spiegel voorhoudt: ben ik goed bezig?  In het voorbeeld hierboven: Het is burgergeld, dus ik ga hier niet zomaar geld zitten verkwanselen, het geld moet goed besteed worden. Het geld is voor de samenleving en het moet niet naar een softwarepakketten boer die de markt op wil. Heel principieel houd ik daar aan vast.

3: integer zijn: Integriteit is natuurlijk een groot goed en heeft ook vele gezichten. Over wat integer handelen is zijn nog veel dikkere boeken volgeschreven. Het is een ontzettend complex begrip. Wij leggen het als volgt uit:

“Dat je geen dingen doet waardoor je jezelf niet meer in de spiegel kan aankijken, dat je geen dingen doet die je niet kan uitleggen en dat je anderen geen schade berokkent”

Alle 3 de waarden vragen een enorme zelfkennis en dus ook een groot bewustzijn?

“Ken uzelf”

zei Socrates al.

In Hoeverre ben je bezig om veel te reflecteren op je zelf en aan de slag om jezelf nog beter te leren kennen?

Van alle waarden zijn er natuurlijk gigantisch veel die we hadden kunnen kiezen. Na een aantal gesprekken zeiden Marc en ik tegen elkaar:

“Hier gaat het toch wel om, deze drie.”

Deze 3 waarden zitten allemaal bij jezelf, hierbij moet je echt zelf die spiegel voorhouden. Ze dagen je ook uit bij je opdrachtgever.

Wat moeten studenten/starters doen om bij zichzelf te blijven?

Precies hetzelfde. Je weet dat het misschien niet altijd even leuk is, maar uiteindelijk doe je jezelf een groot plezier door waar te blijven aan jezelf. Het komt toch wel boven en je kan je erin onderscheiden. Ik heb natuurlijk ook wel leergeld betaald en ik heb ook dingen gedaan waarbij ik besefte dat ik het niet meer zo moest doen. Aan het begin van je carrière heb je weinig ervaring en veel ambitie. Er komt een moment waarop je denkt:

“Ooh, dit is het spel, jemig, als ik dat had geweten..”

Dan spelen ook dingen mee als een hypotheek en andere factoren van angst. Anderzijds is het gevolg van tegen je natuur ingaan dat je klachten krijgt. Stress, chronische hoofdpijn, weet ik allemaal wat nog niet meer. Je moet dus goed tunen met jezelf. Ben je nog waar aan jezelf? Kun je nog bijsturen als dat niet zo is?

Het boek heet mijn project en ik, waar komt deze titel vandaan?

De titel komt uit een training die Marc en ik ooit in 2001 hebben opgestart: Hoe geef ik leiding aan de succes en faalfactoren van mijn ICT project? Dat was een training voor opdrachtgevers en daarin gingen we in 2 dagen training ieder woord in die zin af. Dus bijvoorbeeld ‘ik’, wat is dan ‘Ik’? En ‘mijn’ hoe voelt ‘mijn’ nou?

We hadden bijvoorbeeld een werkvorm waarbij we na de pauze een kopje koffie lieten inschenken om vervolgens iedereen nog even uit de ruimte te sturen. Terwijl iedereen weg was, verplaatsten we de kopjes en lieten we erna iedereen ‘bijna, maar net niet ‘ uit andermans kopje drinken. Op het moment dat de eerste zijn kopje oppakte openbaarden we onze actie.

Dat gevoel, van ‘mijn’ en zit ik nu uit ‘jouw’ kopje te drinken, dat gaf hele heftige reacties. Sommigen werden echt boos, anderen dronken het gewoon op en maakten er een grapje bij. Het raakt wel echt de vraag: wat is dan mijn en hoe doe je dat bij je project, wat is dan jouw project? Hoe mijn is dat, dat het 5 miljoen kost van overheidsgeld? Zo gingen we dus ieder woord af. Dat blijft hangen, daar zit ook weer het authentieke in, daar zit ook weer in ‘wat is dan van jou?’

Onze uitgever heet ook ‘mijn project en’

Het 1e boek heet ‘Mijn project en ik’. Dan kun je vermoeden, voor je het weet hebben we een reeks!

Hoe verhoudt het boek zich tot projectmanagementmethodes zoals IPMA, Prince2, Agile?

Het boek heeft zelfgemaakte cartoons. Het 1e cartoon gaat als volgt:

“ik ben vorige week naar een cursus prince2 geweest.”
“Oh wat leuk, dan heb je nu een methodische aanpak om je project uit te laten lopen!”

Prince2 is een soort gemeenschappelijke taal; handig maar meer ook niet. Het gaat echt om andere dingen. Ook met IPMA vinden we dat eigenlijk wel. Als gemeenschappelijke taal, als gezamenlijk referentiekader zodat je elkaar niet in de war brengt, daar is het goed voor. In IPMA zit een enorme gereedschapskist aan competenties die je als projectmanager moet ontwikkelen, maar een gecertificeerde IPMA C projectmanager hoeft niet een goede projectmanager te zijn. Een gecertificeerde IPMA C projectmanager is iemand die een goede planning kan maken, die de technieken en vaardigheden die bij een project horen goed beheerst en goed kan uitleggen waarom het project niet gelukt is (dat is natuurlijk een beetje prikkelend bedoeld). Uiteraard zitten er in IPMA ook veel dingen die wel de attitude raken, maar ze lopen onze kernthema’s voorbij.

Waar we in het boek op aansluiten is het onderzoek van Teun van Aken. Dezelfde Teun van Aken die IPMA ook aanhaalt. Teun van Aken heeft eind jaren 90 al onderzoek gedaan naar de succes factoren van projecten en kwam op een andere manier van het meten van projectsucces.

Je moet succes meten aan de hand van tevredenheid van stakeholders, binnen de mate van het bereiken van het afgesproken resultaat. Eén van de conclusies van Teun van Aken  is dat projecten de meeste slagingskans hebben wanneer een projectmanager het ziet zitten. Voor ons geldt dat de opdrachtgever het dan ook echt moet willen. Dan maken Prince2 en andere methodes niet zoveel uit. Je gaat er dan gewoon voor als projectleiding. Dan zijn we weer rond: wanneer ga je dan? Als je authentiek, principieel en integer kan zijn.

project

‘Mijn Project en ik’ is verkrijgbaar via www.mijnprojectenik.nl