Een normale ochtend in november. Mijn wekker ging om 6 uur af. Waar ik normaal gesproken de warme voeten van mijn vriendin tegen de mijne aan voel, was de kant van het bed naast me al leeg. Ze zat al voor de tv. Ze had zich in de afgelopen weken bezig gehouden met de verkiezingen in Amerika. De nacht verliep rampzalig voor haar en zo’n beetje de hele wereld (ik heb weinig mensen gesproken of gehoord buiten Amerika die blij waren met deze uitkomst).

Betrokken en bezorgd luisterde en keek mijn lief naar de schare aan journalisten die 1 voor 1 slecht nieuws brachten. En alsof ze invloed kon uitoefenen op de uitslag met haar aandacht, wilde ze niets missen, het nieuws werd er echter niet beter op. Teleurgesteld vertrok ze rond half 8 naar haar werk.

Tijdens het avondeten was haar stemming niet veel beter. Ze had een rotdag gehad, ze was moe, kapot en de wereld ging er ook nog eens aan.

Kalm blijven

In deze hyper verbonden wereld is het pittig om als mens en professional niet knettergek te worden van alle impulsen die we krijgen en “iets mee zouden moeten”. Waar we vroeger nog ons best moesten doen om aan informatie te komen, hebben we tegenwoordig een overload aan informatie. Data, nieuws en input zijn overal.

We hebben het daarmee dus druk.  Maar waarmee precies? Mijn verhaal over de verkiezing van Trump laat goed de vraag zien die we in deze tijd bewuster moeten stellen:

Hoe kun je het leven zo inrichten dat je op een duurzame manier je leven kunt leven en aan je doelen kunt bouwen (zonder kopje onder te gaan in een chaotische en turbulente wereld met een teveel aan informatie)?

We krijgen aan alle kanten mee dat de wereld in brand staat. Het milieu, de politiek en de gevaren van technologie.

We krijgen elke minuut mails, apps, meldingen van Facebook, updates van apps, Instagram, Twitter, pushberichten van google, Linkedin en de lijst gaat door. We hebben in ons werk meerdere projecten waar we aan deelnemen met verschillende mensen in verschillende rollen. Als je daar nog iets verder in gaat zoals ik, heb je zelfs verschillende opdrachtgevers bij verschillende bedrijven. We hebben Spotify, Netflix, 2000 andere abonnementen, hypotheken, verzekeringen en andere ditje en datjes die elke maand betaald moeten worden. Omdat dat ook nog wel eens mis gaat,  moet je het ook in de gaten houden. Goede doelen langs de deur, goede doelen aan de telefoon. Allemaal hebben ze je aandacht en geld hard nodig om de wereld te redden. Hardlopen, fietsen, Poweryoga, musicalles of welke hobby je dan ook mag hebben, je hebt ook nog eens een sociaal leven met meerdere vriendengroepen, een gezin, een familie en een schoonfamilie. Allemaal hebben ze 1 ding met elkaar gemeen:

Ze vragen allemaal om je aandacht en om een keuze

Joh, laat je niet zo gek maken, het is maar informatie.

Timemanagement = informatiemanagement

Wil je van waarde zijn in deze wereld, dan zul je voor een duurzaam tempo in je eigen leven moeten zorgen. En ja, je bent zelf verantwoordelijk voor het tempo in je leven, ondanks mijn opsomming hierboven. Daarmee probeer ik van timemanagement een morele oefening te maken. Hoe doe je dat? Om met een lekker tempo door je dagen te gaan moeten we zorgen voor de juiste hoeveelheid informatie en de juiste informatie. Timemanagement als informatiemanagement. En om lekker efficiënt en effectief (wat heb je liever efficiëntie of effectiviteit?) met onze tijd (werk en privé) om te gaan volgen hier 11 ‘quick wins’ met veel impact en een aantal principes met evenveel impact:

1. Wees heel, heel selectief in welk nieuws je volgt

Stop met het volgen van (mainstream) nieuws en denk goed na over welk nieuws en nieuwsbronnen je wel wilt volgen. Geloof me, als er “belangrijke” dingen gebeuren dan hoor je het echt wel.

  • Het nieuws volgen kost veel tijd
  • Het nieuws neemt mentale ruimte in
  • Het nieuws is bijna altijd ellendig
  • Je hebt weinig invloed op het nieuws
  • Het nieuws wordt voor je uitgekozen

Lees voor de grap mijn inleiding nog een keer en vraag je af of bovenstaande punten daar ook gelden. Laat je niet zo gek maken door de wereld, hij draait nog steeds.

2. Het organiseren van je werk hoort ook bij je werk en je leven

Neem de tijd om je agenda (het liefst digitaal op 1 plek) op orde te krijgen en zorg ervoor dat je eigen week kent. Geen dubbele afspraken, geen onverwachte zaken.

  • Kijk op zondag naar je komende 2 weken. welke grote dingen staan erin, welke ruimte is er nog over, welke zaken komen met elkaar in conflict? Op deze manier komt elke week 2 keer voorbij en blijven er weinig verassingen over.
  • Kijk een avond van te voren naar de komende dag. Je dag kennen levert een ontspannen gevoel op.
  • Maak je een nieuwe afspraak? Plan het direct in je agenda.
  • Afspraak niet meer relevant? Zeg ’em af.
  • Hou taken uit je agenda. Je agenda moet overzicht geven.
  • Begin de dag met een todolijst (liever niet in je weekend): Wat wil je vandaag allemaal afkrijgen? Welke 3 punten van dat lijstje moeten vandaag af?
  • Plan je privéleven in dezelfde agenda als je werk.

3. Plan tijd en ruimte tussen je afspraken

Als ik teveel te doen heb, dan heb ik 2 a 3 weken daarvoor niet goed genoeg bij dit punt stil gestaan. Ik ben geneigd om afspraken achter elkaar te plannen en bij nieuwe afspraken (sociaal en werk) te zoeken naar vrije avonden.  Als ik niet genoeg stil gestaan heb, dan houd ik er geen rekening mee dat ik na afspraken ook nog wil verwerken of even ontspannen. En dan houd ik er ook geen rekening mee dat een vrije avond ook rustgevend werkt.

Dit is een hele snelle, makkelijk win voor al je toekomstige planning en hij is ook nog eens heel simpel. De impact ervan is echter enorm. hij zorgt namelijk voor een veel rustiger ervaren tempo van je dag en dat merk je na een week al terug.

4. Laat je op geplande momenten afleiden

Mijn telefoon geeft me ongeveer per 2 of 3 minuten een nieuwe melding. Mails van verschillende account, likes, reacties, volgers, updates en apps vliegen zo je aandachtsveld in als je constant je checkt of je iets nieuws ontvangen hebt.

Drukte omschrijf ik liever als ‘ervaren druk’ en als je om de 5 minuten je telefoon of mail checkt dan ervaar je al snel veel druk. Alles is namelijk ingericht voor een nieuwe reactie of interactie. Kies 2, 3 of 4 momenten op de dag waarop je in 1 keer al je meldingen doorneemt. Leg daarna die telefoon weer neer of zet je mailprogramma even uit.

“Ik heb een periode lang op zondagmiddag mijn mail beantwoord met de intentie om daarmee rustiger de week in te kunnen. Tot mijn verassing werd het alleen maar drukker. Ik maakte de denkfout werk weg te werken door te mailen terwijl ik alleen maar meer uitnodigingen voor interactie de deur uit deed.”

5. Houd rekening met onverwacht werk

de toekomst voorspellen en vooruit kunnen kijken is veel waard, zeker in projectmanagement, maar de kans dat er iets onverwachts gebeurt op een dag is vrij groot, zelfs onvermijdelijk. Houd daarom rekening met onverwachte zaken. Hou ruimte vrij om daar iets mee te doen.

  • Als je eens rustig terugkijkt op de afgelopen periode, hoeveel onverwachte dingen gebeuren er zoal?
  • Houd het de komende periode bij: hoeveel van je tijd gaat op aan onverwachte gebeurtenissen?

6. Werk zoveel mogelijk met hartslagen

Werk je veel met projecten en heb je dus veel te maken met een nog niet gedefinieerde toekomst (geen voorgefabriceerde agenda)? Probeer dan zoveel mogelijk vaste momenten in de week te kiezen om aan dezelfde projecten te werken. Spreek met mensen op dezelfde momenten in de week af zo structureel mogelijk.

Ik heb op dinsdagochtend om 9.05 een Standup (staand overleg) met Verdiwa, om 11:00 een Standup met Tandem team Oost en op woensdag om 10:30 een Standup met Tandem team Noord. Daar hoef ik niet over na te denken, dat weet ik elke week. Dat geldt ook voor de overige teamleden.

Een hartslag, lekker makkelijk.

7. doel en middel

Heb je het toch druk ondanks een goede planning en prioritering? Kijk eens of je “middel” wel nodig is om je doel te bereiken. Voorbeeld: Je hebt een deadline voor een rapportage staan. Is het wel nodig om een rapportage te maken? Wat is het doel? Misschien is een telefonische afstemming in dit geval ook wel voldoende.

Als je flexibel kunt zijn in de middelen die je gebruikt en inzet, kun je beter inspelen om de doelen die je wilt halen in dezelfde tijd. Als ik mijn hoofd leeg wil maken kan ik Netflix aanzetten voor een goede serie, maar ik kan ook lekker gaan hardlopen of iets gaan drinken met 1 van mijn maatjes. Hardlopen met 1 van mijn maatjes dient in dat geval 3 doelen: hoofd leeg, sporten en sociaal.

8. Niet nuttig, niet doen. Doe minder en werk met pieken.

Hoe vaak zit je in een overleg waar je weinig of niets toe te voegen hebt? Hoe vaak ben je op een bijeenkomst waar je iets anders van verwacht had? Hoe vaak zit je koffie te drinken met iemand waar je eigenlijk geen tijd aan wilt besteden? Stel jezelf van te voren de vraag of deze afspraak of deze date wel zo zinvol is. Weet je zelf eigenlijk niet waarom je erbij hoort, vraag het aan de organisator. Nog steeds geen goed antwoord? Misschien moet je het dan gewoon niet doen.

Doe minder, kies meer. Maak dingen af, maar vervang ze niet meteen met iets nieuws, wissel drukke periodes bewust af met rustige periodes.

10. 1.0 opleveren voor betere feedback

Is wat ik bedacht heb wel goed genoeg? Het kan gebeuren dat we onzeker zijn over onze ideeën, maaksels of creaties. Maar zolang we niet manifesteren wat we bedenken is de feedback die we onszelf geven gebaseerd op je eigen gedachte. Waarom gooi je het niet de wereld in? Kijk en luister eens naar de feedback die je daarop terug krijgt. Dat is tenminste echte informatie waar je iets mee kunt. Waardevolle informatie boven nutteloze informatie is ook timemanagement.

11. Plan reflectie in

Structureel terugkijken op wat je allemaal uitgespookt hebt, zorgt ervoor dat je kunt kijken of je de juiste smaak te pakken hebt. Misschien heb je een aantal verkeerde keuzes gemaakt, hoe kwam dat? Wat ga je anders doen? Wat ging wel lekker de afgelopen tijd.

“Understand me. I’m not like an ordinary world.
I have my madness, I live in another dimension
and I do not have time for things that have no soul”

Charles Bukowski