“Een houtskool-schets, in de vorm van een G-brief, met een doorkijkje naar het volgende jaar en gezwaluwstaart met de recent verschenen kadernota”

Dit was de opdracht waar zes ambtenaren zich mentaal hersenwringend al vijf weken mee bezig hielden toen ik gevraagd werd om het project te reviewen. Het hoofd van de afdeling had een onbestemd gevoel dat de opdracht misschien toch niet helemaal goed begrepen was. Wellicht. Als snel kwamen we samen tot het inzicht dat de opdracht gewoon volledig onduidelijk was; eenieder was bezig met een eigen invulling van de opdracht. Er was een gevoel van schaamte bij de ambtenaren en hun leiding om dit te erkennen en te bespreken: we zijn immers academisch of HBO-opgeleid.

Vaagtaal

Vaagtaal

De wereld waarin de projectleider zijn werk doet zit vol met deze ‘vaagtaal’. Met name in de publieke sector is het gebruik van wonderlijke woorden en modieuze metaforen schering en inslag. De ‘bullshit-bingo’-lijstjes hebben hierin nog niets verbeterd. Het lijkt door de ruime aandacht voor de bullshit-woorden zelfs erger te worden.

Heel verwonderlijk is dat ook weer niet. Vooral in de publieke sector werken we graag met abstracte begrippen. Deze begrippen zijn ‘politiek correct’ en laten ruimte voor manoeuvreren als het spannend wordt. Op dit moment zijn in de zorgsector termen als “sociaal domein”, “transitie” en “transformatie” aan de orde van de dag.

“Bouwden we maar gewoon huizen, of vervoerden we containers met bananen. Tastbare, concrete dingen die je zintuiglijk kan waarnemen”

Denk ik dan af en toe.

Maar ook in organisaties die met tastbare producten in de weer zijn, heeft het management er een handje van om concrete begrippen abstract te maken en in vaagtaal te spreken. Hiermee zetten ze zich op meer afstand van de werkvloer, luidt een veel gehoord verwijt van diezelfde werkvloer.

Management dat hier gevoelig voor probeert te zijn, vertaalt deze klacht naar de eis dat documenten die voor de werkvloer bedoeld zijn in ‘Jip & Janneke-taal’ geschreven moeten worden. En ja, sommigen slaan door en willen de documenten graag lezen als ‘Nijntje’ van Dick Bruna. Hier zit een paradox: door om deze vereenvoudigde taal te vragen, plaatst het management zich zelf buiten het probleem, wat de afstand tussen hen en de werkvloer verder vergroot. De opdracht was vaag-talig, de uitwerking in de nota moet concreet.

Maar even terug naar de zaak. Als projectleider zien we ons vaak gesteld voor het realiseren van een projectresultaat dat beschreven is in dezelfde ongrijpbare, abstracte termen.

Hoe kan de filosofie hierin helpen?

Taalfilosofie

Binnen het brede palet van de filosofie richt een aparte discipline zich op het fenomeen Taal, de Retorica. Door de eeuwen heen zijn er veel filosofen geweest die zich over het begrip Taal hebben gebogen. In het bestuderen van deze filosofen is er één die mijn bijzondere aandacht trok: de Fransman Bergson.

Henri Bergson (1859 – 1941) was in de tijd van de ‘Belle Epoque’ (1890 – 1914) een vermaard filosoof. Hij trok volle zalen met zijn verhandelingen over zeer uiteenlopende onderwerpen. Dat kwam mede door zijn vaak radicale standpunten ten opzichte van de gevestigde meningen.

Ook inzake de Taal nam hij een atypisch standpunt in:

“De taal maakt star wat in ons denken een stroom is”

Aldus Bergson. Ik voel daar wel in mee. Even een klein testje: Terwijl je dit leest gaan er waarschijnlijk ook allerlei andere gedachten door je hoofd. Zeker nu je de vorige zin gelezen hebt. Probeer ze eens allemaal op te schrijven! Onze gedachten zijn een continue stroom, waarin allerlei onderwerpen door elkaar lopen. Bergson vergelijkt die stroom aan gedachten met een melodie.

Als je vervolgens je gedachten onder woorden probeert te brengen, voel je al dat je met die gesproken woorden ongeveer de lading van je denken dekt, maar niet helemaal. Of zelfs helemaal niet. Je woorden zijn eigenlijk een flauw aftreksel van wat je eigenlijk dacht te denken. De stap van je gedachten naar het onder woorden brengen in spreektaal is dus een hele kluif.

Nog complexer wordt het, als je je gedachten op moet schrijven. Soms moet je dan heel erg zoeken naar de juiste woorden. Vanuit ons onderwijs hebben we daarin meegekregen dat er een verschil is tussen ‘hoe je iets zegt’ (spreektaal) en ‘hoe je iets opschrijft’ (schrijftaal). We hebben geleerd dat spreektaal en schrijftaal twee verschillende dingen zijn. Iets als spreektaal opschrijven heeft vaak het stempel ‘niet professioneel’;

“Dat kan je zo niet opschrijven.”

Bergson dacht daar anders over. Hij verbond de manier waarop we spreken met de concrete wereld; de wereld van de zintuigen, de wereld waarin we handelen, doen. De manier waarop we schrijven verbond hij aan de abstracte wereld; de wereld van het denken, van concepten, van niet-zintuiglijke dingen.

In het verschil tussen die twee werelden komt de spanning naar boven tussen iets wat we denken, dat we sprekend onder woorden brengen en dat wat we schrijvend onder woorden brengen. Volgens Bergson behoort de spreektaal tot het concrete domein. De schrijftaal behoort tot het abstracte domein.

Handvatten voor het schrijven

Wat biedt de theorie van Bergson aan de projectleider die omringd is met MT-leden en directies die alleen nog in abstracties denken en dito vaagtaal bezigen? Het antwoord is: veel!

Bergson was zich er van bewust dat we ons uit de taal moeten zien te bevrijden terwijl we er toch gebruik van moeten maken. Om hierin te oefenen heeft hij voor het schrijven een aantal aanbevelingen gegeven. Deze komen neer op:

  1. Beelden in plaats van abstracties

Bergson roept op om meer met beelden te werken, meer te werken met begrippen die zintuiglijk (concreet) zijn waar te nemen.

  1. Meervoudigheid van beelden

Hij raadt ook aan meerdere beelden te gebruiken om hetzelfde onder woorden te brengen. We weten immers niet welke associaties onze lezers met bepaalde (abstracte) woorden hebben. Door meer verschillende beelden te gebruiken heb je een betere mogelijkheid om de lezer aan te laten sluiten bij wat je bedoelt.

  1. Conceptuele vernieuwing (nieuwe taal)

Ook pleit hij ervoor om waar nodig nieuwe woorden te introduceren. Dit werkt goed bij woorden die in het jargon van een branche of organisatie zijn ingesleten en vastgeroest. De introductie van een nieuwe woord roept nog geen associaties op. Je krijgt daarmee de gelegenheid de associatie af te dwingen die je aan het begrip mee wilt geven.

  1. Verstaanbaarheid

Met verstaanbaarheid doelt Bergson op het laten aansluiten van de taal bij de wereld van de lezer. We zijn hier ons natuurlijk al langer van bewust, maar toch blijft het best lastig dit goed aan te voelen. ‘Wie is mijn lezer? Welke woorden gebruik ik wel, welke niet?’ Zeker met documenten die door meerdere groepen lezers (management, professionals, klanten, etc.) gelezen worden is het vaak moeilijk de goede toon te vinden.

Tel daar bij op dat er in Nederland meer dan 1 miljoen mensen ‘Laaggeletterd’ zijn (leesnivo avi1). Tel daar bij op dat ook het management graag ‘Jip & Janneke’ wil lezen. Tel daar bij op dat je zelf eigenlijk ook al vaak moeite hebt om de goede woorden te vinden. Voor je het weet heb je toch weer een document geschreven, waarbij de boodschap niet goed over komt. Schrijven is een vak, waarbij ik van deze plek gebruik maak om te vermelden dat schrijven niet mijn vak is. Voor mij is schrijven slechts een hulpmiddel om projecten te kunnen managen.

  1. Beweging en ritme

Tenslotte stelt Bergson vast dat het nodig is om in de taal aandacht te hebben voor beweging en ritme. Zinnen moeten niet te gekunsteld zijn en moeten dansen. Gebruik van dezelfde woordklanken (bijv. wonderlijke woorden) geven de zin een ritme. Hierdoor sluiten de zinnen beter aan op de melodische manier van denken die ons eigen is. Maak dus van je houtskoolschets een melodietje!

“Uhhh, ja, beweging en ritme in een zin, daar brengt niemand iets tegenin.”

Oefenen, oefenen, oefenen

De aanbevelingen van Bergson vragen om oefening, oefening en oefening. Vaak is ons die tijd niet gegeven en is onze ruimte om te experimenteren beperkt. Soms sla je de plank volledig mis. Dit zijn geen “verschuilers” om toch gewoon door te gaan zoals je ging. Aandacht voor taal is essentieel voor het werk van de projectleider, zowel je gesproken als je geschreven woord.

Niet alleen Bergson, maar een hele stoet filosofen heeft zich over taal gebogen. Door hier actief mee te oefenen kan je als projectleider beter grip krijgen op de kracht en de zwakte van taal. Taal is ook jouw instrument voor het ‘neerzetten’ van het resultaat en het teweegbrengen van de verandering!

Nog even terug naar de opdracht aan die zes ambtenaren:

Een houtskoolschets, in de vorm van een G-brief, met een doorkijkje naar het volgende jaar en gezwaluwstaart met de recent verschenen kadernota”

En dan nu de vraag aan jou als lezer:

Wat zie je voor je als je de tekst van deze opdracht leest? Op welke manier zou jij de opdracht (her-)formuleren?


Op 17 mei 2016 verzorgt Rob voor ‘De Project Academie’ het thema-café “Projectmanagement en filosofie”. In dit thema-café gaan we in de voetsporen van Socrates met elkaar op onderzoek naar wat ‘kleur bekennen’ nu eigenlijk is en hoe je daar in je dagelijkse werk als projectmanager ‘bewust’ mee om gaat.

 


Rob is als zelfstandig projectmanager werkzaam binnen het sociaal domein en richt zich op de ondersteuning van overheid- en zorgorganisaties bij strategische vraagstukken die praktische uitwerking vragen. Samen met Marc Gofferjé is Rob auteur van het recent verschenen boek ‘Mijn project en ik – Houdt vast aan wie je bent’. Zie ook de website www.mijnprojectenik.nl. Rob is als specialist verbonden aan De ProjectAcademie en verzorgt de leergang ‘Projectmanagement & filosofie’.

Zet de datum vast in je agenda en meld je hier aan!

 

Datum:               Dinsdag 17 mei 2016

Tijd:                    16.00 – 21.00 uur

Locatie:             De projectAcademie, Wenckenbachlaan 200, Amsterdam

Bijdrage:           Waardebepaling achteraf