De rationele flap-over

Vroeger was de flap-over mijn grote vriend bij het oplossen van vraagstukken waar deelnemers de greep op hun project of de omgeving van dit project waren kwijtgeraakt.
Situaties waar deelnemers in mijn groepen tot over hun oren inzaten, schreef ik als trainer puntsgewijs uit. Ook maakte ik schetsen van de betrokken mensen en hun onderlinge relaties.
Voor zowel de groep, de inbrenger van de situatie als mezelf creëerde ik daarmee een rationeel overzicht. Steevast eindigde ik met de vraag:

“Ja, en wat is hierin nu de vraag?”

Daarop ontspon zich een goed gesprek over oorzaken en mogelijkheden.

De intuïtieve en sociaal emotionele projectopstelling

Tegenwoordig heb ik de flap-over niet meer nodig. Nu maak ik gebruik van projectopstellingen, die de intuïtieve en emotionele onderstroom van vraagstukken beter zichtbaar en voelbaar maken.

Een projectopstelling is een weergave van een situatie via representanten voor zowel betrokken mensen als structuurelementen in een daartoe afgebakende ruimte.

Projectopstellingen gaan over vraagstukken rondom de drie systemische wetten:

1.       Er wordt niets buitengesloten.

2.       Er is balans tussen geven en nemen.

3.       Er zijn regels die de ordening bepalen.

Indien tegen één of meer van deze wetten ‘gezondigd’ wordt, ontstaat openlijke of verborgen onrust in de situatie.

Representanten zijn mensen of dingen die door de inbrenger van de vraag in de ruimte worden geplaatst. Daar representeren zij “mensen die in de ingebrachte situatie een rol vervullen” en/of structuurelementen, zoals bijvoorbeeld “het project” of “moed”.

De werkwijze

Om tot een opstelling te komen, nodig ik deelnemers uit om situaties in te brengen, waarin ze boosheid en/of machteloosheid en/of teleurstelling ervaren. Situaties waarin echte primaire of meer diffuse gevoelens van verbazing, verwarring of onbegrip naar boven komen. Ik stel de deelnemer die hierop in gaat vragen, teneinde samen een beeld van de situatie en de vraag te ontwikkelen. In overleg met de inbrenger worden vervolgens representanten gekozen, die de inbrenger in de ruimte plaatst. De 1e opstelling laat zien hoe de situatie is. Representanten kunnen daar ook woorden aan geven, maar dat hoeft niet. Door de representanten in de ruimte van plaats te laten veranderen, ontstaan nieuwe opstellingen, die de inbrenger inzicht geven in bewegingen en ook woorden en ook bijkomende gevoelens die mogelijkerwijs tot verbetering kunnen leiden. Het proces begint met contracteren.

Contracteren

Tijdens het contracteren wordt in een samenspraak tussen begeleider en de inbrenger de situatie doorgenomen en de vraag bepaald.

Zo brengt Carolien, een deelneemster in mijn groep, haar verontwaardiging in over Stefan, een project-collega. Stefan komt uit een ander bedrijfsonderdeel dan Carolien en heeft bij zijn eigen directeur, Harold, geklaagd over de manier waarop ze betrokken worden bij het project. Harold heeft Carolien vervolgens in de wandelgangen stevig aangesproken. Carolien was geschokt, vooral toen zij tussen neus en lippen van Harold even hoorde dat hij sprak namens Stefan. Ze voelt zich als projectmanager flink in haar hemd gezet.

Op mijn informatieve vraag wie de opdrachtgever is voor dit project antwoordt ze:

“Dat is Henriëtte, directeur van het derde bedrijfsonderdeel. Zij houdt zich afzijdig. Jammer genoeg niet Hans, mijn eigen directeur, want die steunt me door dik en dun”.

De vraag die Carolien wilt inbrengen is als volgt:

“Hoe krijg ik de bedrijfsonderdelen zover dat ze zich positief betrokken gaan voelen bij het project?”

Afstemmen

Tijdens het luisteren naar zo’n verhaal gaat er natuurlijk van alles door me heen.

Daarin toets ik mede de systemische wetten. Is dit een vraag over insluiting/uitsluiting, de balans tussen geven/nemen en/of over de ordening en/of combinatie? Ook voel ik in mezelf na hoe het eigenlijk hoort te gaan en hoe het bij mezelf voelt. Niet als een moraalridder of beterweter, maar als deskundige van de werking van projecten in organisaties en hoe mensen daarin participeren. Waar ervaar ik “kriebels”, zonder er ook maar iets van te vinden? Wat raakt mij? Wat beweegt Harold en Stefan? Waarom houdt de opdrachtgever zich afzijdig? Ik leef me in, zonder er ingezogen te worden.

Vanuit die kriebels doe ik voorstellen voor representanten, personen en structuurelementen (bijvoorbeeld ‘het project’ of ‘moed’) die deel uitmaken van de vraag die gesteld wordt. Ik besef daarbij dat ik als deskundige invloed heb, maar check steeds de lichaamstaal van de inbrenger. Daar waar ik twijfel zie of voel, vraag ik door. Het is het verhaal van Carolien, niet het mijne! Van mij vraagt dat om mezelf via een open dialoog zorgvuldig op de situatie af te stemmen.

De projectopstelling

Vanuit deze open dialoog tussen mij en Carolien kiest ze representanten voor haar project. Die zet ze op gevoel en intuïtie in de ruimte. Daaruit ontstaat de 1e opstelling:

projectopstelling

Wat laat zich zien?

In de opstelling is al van alles te zien. De representanten kunnen dit verwoorden, nadat ik hen daartoe als begeleider uitnodig. De projectmanager die als representant voor Carolien staat opgesteld, zegt:

“ik voel me zo geïntimideerd, gelukkig steunt mijn baas me … (diepe zucht)!”

Vervolgens zegt Henriëtte, de opdrachtgever:

“ik zie het gebeuren, maar moet het even laten gaan!”

Ik laat Carolien naar de situatie kijken en vraag:

“klopt dit?”

In dit geval volmondig:

“ja”

Ik vraag aan de representanten of iemand iets wilt zeggen. Dat is mijn persoonlijke stijl. Als de representanten geconcentreerd meedoen, er geen rollenspelletje van maken, geef ik hen de ruimte om te verwoorden wat opkomt. Ik vertrouw op hun intuïtie. Voor de inbrenger is het goed om te ervaren hoe echt en dicht de taal en houding van de representanten de werkelijkheid benadert. Voor mij is het van waarde, omdat ik kan horen en zien wat er in de representanten die de werkelijkheid weerspiegelen omgaat. De projectmanager gaat direct op mijn vraag in. Ze kijkt Harold, de directeur van bedrijfsonderdeel 2, recht in de ogen en zegt:

“Ik heb gekozen voor dit project, omdat het belangrijk is voor mij en onze organisatie. Ik ben door de directie, dus ook door jou, benoemd als de daarvoor geschikte persoon en hou jullie via de stuurgroep op de hoogte. Het is misschien jammer voor Stefan, maar jouw bedrijfsonderdeel is betrokken en zal betrokken blijven worden!”

Deze kernzin duidt op het herstel van de ordening, die door de interventie van Harold op aangeven van Stefan verstoord was geraakt. Harold was met zijn interventie op de stoel van Carolien gaan zitten. Hij bemoeide zich immers ongevraagd met de gekozen en door de stuurgroep goedgekeurde aanpak van Carolien. Wat er tussen Stefan en Carolien speelt, is, mede gezien de ingebrachte vraag, even minder interessant. Als begeleider maak ik daarin keuzen en als die keuze fout is, komt dat vanzelf terug in een vervolgopstellingen.

Ik kijk Carolien aan en vraag:

“Zie jou daar eens krachtig optreden. Dat ben jij dus, klopt dat?”

“Ja!”

Zegt ze,

“Zo kan ik zijn. Nu ik zie dat mijn eigen baas pal achter mij staat en weet dat de opdrachtgever ziet wat er gebeurt, durf ik dit ook in het echt wel te doen.”

De beweging die mogelijk is

In feite is de vraag hiermee al beantwoord: Door te verwoorden, waarvoor zij gekozen is en gekozen heeft, wordt recht gedaan aan de ordening en kan het project weer door de stuurgroep worden opgepakt. Op die plek ligt het begin van het antwoord op de vraag die Carolien stelt.

Om dit nog wat scherper te maken, vraag ik de representanten bewegingen te maken naar plaatsen, die zij als juist aanvoelen. Daaruit ontstaat de tweede opstelling.

Projectopstelling

 Afsluiting

Ik kijk Carolien aan en vraag:

“is het zo goed voor je?”

Ze neemt de situatie in zich op, ademt eens diep in, knikt meerdere keren en zegt:

“Ja, mooi! Zo is echt oké. Ik ga in de stuurgroep aangeven dat ik enorm schrok van de wijze waarop aan mij werd teruggegeven dat het bedrijfsonderdeel van Harold en Stefan, zich niet betrokken heeft gevoeld. Vervolgens ga ik even rustig het belang van het project en de aanpak die ik heb gevolgd herhalen. Daaruit volgt vanzelf een gesprek over het vervolg. Ik hoef dit niet alleen op te lossen.”

“Nou, succes met jouw aanpak! Heb je de inbreng van Stefan nodig?”

“Ik ga niet over de inzet van medewerkers uit het bedrijfsonderdeel van Harold, maar ga wel even goed bespreken wie vanuit zijn bedrijfsonderdeel het meest geschikt is om te participeren in dit project! Als het Stefan wordt, zal ik eerst een goed gesprek met hem moeten voeren.”

Waarop ik zeg:

“Ja, als hij jou en het project niet gaat insluiten, om welke reden dan ook, zal het een moeizaam proces worden”.

Carolien knikt. Met dit zinnetje sluitt ik de opstelling af. Carolien bedankt de representanten.

Verhalen die voorbijtrekken

Zo trekt in twintig minuten een verhaal voorbij en worden nieuwe keuzen gemaakt.

Door de basisopstelling, de bewegingen die daarin mogelijk zijn, zinnen te horen die passen en gevoelens te zien die leven, ontstaat inzicht in de situatie.

Heel anders dan op de flap-over wordt in een projectopstelling direct zichtbaar, voelbaar en hoorbaar hoe mensen in het krachtenveld staan en kunnen staan. Puzzelstukjes vallen daardoor sneller en beter op hun plek. Dat inzicht helpt mensen verder.

Op 28 juni organiseert De Projectacademie samen met Roel het themacafé ‘Projectopstellingen, hoe houd je stakeholders betrokken?’

Programma

17.30 – 18.15 | Inloop met soep, snack en lekker broodje.
18.15 – 21.15 | Projectopstellingen: introductie | Voorbeeldopstellingen met de deelnemers | Zelf doen? Gebruik vloerankers! | Vragen en afronding
21.15 – 22.00| Napraten onder het genot van een drankje

Locatie
Staatshuys
Thorbeckegracht 11
8011 VL Zwolle

Aanmelden
Betalingsvoorwaarden: waardering achteraf.  We vragen van u een vrijwillige bijdrage op basis van de waardering die u de workshop en haar omlijsting geeft

Het themacafé en voorbeelden van vraagstukken

Tijdens het themacafé leg ik de aanpak van het werken met opstellingen aan de hand van bovenstaande casus kernachtig uit. Daarna bespreken we vraagstukken, zoals die door de deelnemers worden ingebracht. De vraagstukken bepalen de technieken die ik ga inzetten.

Voorbeelden van vraagstukken zijn:

  • Ben ik nu echt de enige die begrijpt dat mijn project de strategie van de organisatie dient?
  • Waarom drukt dit project toch zo zwaar op mij?
  • Hoe is het mogelijk dat mijn opdrachtgever mij zo in de steek laat?
  • Wat is de reden dat teamleden alleen maar in beweging komen als ik ze push?
  • Waardoor zit juist die ene gebruikersgroep altijd in de weerstand?

Ik zie uit naar jullie komst.

Hartelijke groet,

Roel Riepma

Mede-eigenaar en oprichter van De Project Academie.