ICT Projecten niet op orde

In zijn toespraak bij de presentatie van het ICT-rapport zei Ton Elias (VVD) onder andere :” Dat de rijksoverheid een belangrijk deel van haar ICT-projecten niet op orde heeft, waardoor belastinggeld wordt verspild, is een feit. Onze commissie heeft dat aan de hand van een aantal onderzochte projecten vastgesteld. Daarbij zijn we vooral op zoek geweest naar een rode draad en patronen van fouten. En dat deden we met de bedoeling om oplossingen aan te dragen. Oplossingen die herhaling van steeds dezelfde fouten moeten voorkomen. Want het gaat hier om écht geld dat wordt verspild; het is geen spelletje Monopoly. Geld dat ook naar de zorg, defensie of noem maar op had kunnen gaan. …”Die rode draad hebben we gevonden: hij staat niet alleen op de kaft van ons rapport maar blijkt hoofdstuk na hoofdstuk: bij té veel ICT-projecten van de overheid is het een onoverzichtelijke boel zonder scherp uitgangspunt en zonder goede beheersing en aansturing”.

Zie daar het mooie vak van de projectmanager! Het beheersbaar maken van het schijnbaar onbeheersbare. Het begint in onze ogen toch altijd met persoonlijk leiderschap en waardengedreven met je vak bezig te zijn. Het lef hebben om je eigen ‘waarheid’ te zeggen en niet blind te varen op de cultuur van gedogen of ja en amen zeggen. Echte waarde willen toevoegen. Als het regent hoef je de ramen toch niet te zemen. Eens? En toch staan dagelijks vele glazenwassers gewoon op de ladders. In plaats van de fundamentele discussie te voeren of je je klanten daar nu echt een dienst mee bewijst. In hoeverre gaat dit ook op voor veel projecten? “Maar”- hoor ik je denken – ”Dit kan wel eens ten koste gaan van je eigen positie” en dat maakt het, begrijpelijk, vaak lastig. De glazenwasser wil zijn baan ook graag houden en gaat dus maar door met zemen. In organisaties waar het soms puur om overleven gaat zullen er altijd kansen blijven om bij te sturen. Om te beginnen kan het geen kwaad deze 10 succesfactoren nog eens los te laten op je eigen projecten en nog eens te bespreken met je opdrachtgever of stuurgroep. Durf jij het aan?

De Heilige 10 van Elias

1.Stel een zakelijke rechtvaardiging op waar alle belangrijke onderdelen om een besluit gedegen te kunnen nemen in voorkomen, zoals de noodzaak om alternatieven in kaart te brengen, inclusief de optie om niets te doen, en het opnemen van zowel de personeelskosten als de beheerkosten. Daarnaast wordt in iedere zakelijke rechtvaardiging aangetoond dat de BIT-regels zijn
toegepast.

2. Toon de meerwaarde van het project aan voor de eindgebruiker en de samenleving de simpele vraag «Welk probleem lossen we op met ICT?» hoort te zijn gesteld. Indien deze meerwaarde en dit nut niet worden aangetoond, mag een project niet starten. Dit gebeurt zo veel mogelijk kwantitatief, dus met een kosten-batenanalyse.

3. Zorg voor draagvlak bij alle betrokken partijen, inclusief de eindgebruikers, en toets op organisatorische, bestuurlijke en technische haalbaarheid. In de zakelijke rechtvaardiging wordt aangegeven of de starttoets en de ICT-haalbaarheidstoets zijn toegepast en wat de uitkomsten daarvan waren. Bij de technische haalbaarheid wordt uitgegaan van het (her)gebruik van bestaande en reeds ontwikkelde systemen, alvorens wordt besloten om nieuwe systemen te ontwikkelen. Ook wordt eerst gekeken of kan worden volstaan met bestaande technologische oplossingen alvorens nieuwe worden ingezet. Dus bij voorkeur worden («van de plank») kant-en-klare standaard systemen gekocht.

4.Reorganiseer en standaardiseer eerst de werkprocessen die met ICT worden ondersteund en ga pas daarna automatiseren.

5. Breng de technische, organisatorische en bestuurlijke risico’s en risicomaatregelen in kaart en elimineer «doormodderen» op voorhand. Probeer gedurende het gehele project het belangrijkste risico te elimineren: het voortmodderen met een tot falen gedoemd project.

6. Zorg ervoor dat de verantwoordelijkheid voor het budget én de opdracht bij één persoon liggen. Eén persoon is eindverantwoordelijk voor het gehele project, ook als er meer ministeries,
uitvoeringsorganisaties of andere overheden en organisaties zijn betrokken. De eindverantwoordelijke is in dienst van de rijksoverheid.

7. Faseer de ontwikkeling van het ICT-project zo efficiënt mogelijk en probeer daarbij per fase direct bruikbare producten op te leveren. De agile methode is een vorm die fasering van projecten kan bewerkstelligen.

8. Sluit aan op de standaarden bij de rijksoverheid en toon de technische haalbaarheid aan. Het gaat bijvoorbeeld om architectuurstandaarden, standaarden om data te structureren, zoals XML, of programmeerstandaarden, zoals Python. De standaarden bij de overheid zijn open. Bij uitzonderingen hierop moet het pas-toe-en-leg-uit-principe worden gehanteerd.

9.Toon aan hoe er van het begin tot het einde van een project voor gezorgd wordt dat kritiek en tegengeluiden mogelijk zijn en ter harte genomen worden. Openheid en transparantie
zijn hierbij het uitgangspunt. De kwaliteit van ICT-projecten kan aanzienlijk worden vergroot als buitenstaanders mee kunnen kijken en mee kunnen denken over het project. Een vorm van transparantie is bijvoorbeeld het gebruik van opensourcesoftware en het publiceren van zakelijke rechtvaardigingen op het Rijks ICT-dashboard. Een vorm van tegengeluid is de collegiale toetsing. Daarnaast dient een projectorganisatie een overzicht van alle geplande controleactiviteiten op te nemen in de zakelijke rechtvaardiging.

10.Neem een heldere aanbestedingsstrategie op in de zakelijke rechtvaardiging. Het uitgangspunt is dat een projectorganisatie altijd heeft overlegd met de markt voordat zij werkzaamheden
aanbesteedt. In de aanbestedingsstrategie legt een projectorganisatie vast welke vorm van overleg zij hiertoe gebruikt.